Job Description
English Below
المهام والمسؤوليات
- التواجد في القاعة أثناء انعقاد البرامج التدريبية المختلفة للتأكد من سيرها بشكل سلس من الناحية العلمية والإدارية واللوجستية، وحل أي مشكلات يمكن أن تحصل خلال العملية التدريبية.
- التواصل والتنسيق مع جميع الجهات التي لها علاقة بالعملية التدريبية لضمان انعقاد البرامج التدريبية بالطريقة المثلى، وتشمل: -المدربون: التأكيد معهم على المواعيد والأماكن، والترتيبات اللوجستية من أجهزة عرض وقرطاسية، ومتابعة التزامهم وكفاءتهم خلال التدريب، وتسليم مستحقاتهم المالية مع ايصالات الدفع المطلوبة، وغيرها. -المسؤولون على القاعات التدريبية: التأكيد على المواعيد، والترتيبات اللوجستية والأدوات السمعية والبصرية، والقرطاسية، والطعام والشراب، وعمليات الدفع، وغيرها. -المتدربون: التأكيد معهم على مكان وموعد انعقاد البرنامج، وطريقة الوصول للقاعة، وأوقات الاستراحات، واستلام الدفع النقدي ان وجد، وتحرير ايصالات قبض، ومتابعة إتمام الدفع الالكتروني ان وجد، وتسليم الشهادات، وغيرها. -الموردون: التواصل والتنسيق بخصوص مجالات التعاون، واستلام وتسليم المشتريات والمطبوعات والمواد والأدوات، وجلب العينات، ومتابعة سداد الفواتير، وغيرها. -الشركات والمؤسسات: التواصل والتنسيق بخصوص أعداد وأسماء المتدربين، وأماكن وأقات انعقاد البرامج، وإصدار فواتير ان تطلب الأمر، ومتابعة إتمام عمليات الدفع، وغيرها.
- التواصل المستمر مع المدربين والمتدربين بشكل خطي وشفهي لضمان الإجابة عن استفساراتهم والتأكد من تعبئتهم للنماذج التدريبية طوال فترة التدريب، وتدوين ونقل أي ملاحظات للمدير التنفيذي لتحسين العملية التدريبية.
- رفع بيانات وسجلات البرامج التدريبية والمدربين والمتدربين على النظام المعمول به على الانترنت وتحديثه بشكل مستمر.
- توثيق كل برنامج تدريبي بالصور والفيديو مع مراعاة سياسات الخصوصية للمتدربين والمدربين وموظفي المركز.
- التأكد من أن عمليات التصميم والطباعة لكل برنامج تدريبي تسير وفقا للجودة المطلوبة والوقت المناسب، بما فيها المواد والحقائب التدريبية، والنماذج اليومية والأسبوعية المستخدمة، والشهادات التدريبية.
Duties and responsibilities
- Oversee all aspects of training programs, ensuring seamless operations from scientific, administrative, and logistical perspectives. Proactively resolve any issues that may arise during training sessions .
- Liaise and coordinate with various stakeholders involved in the training process, including : -Trainers: Confirm scheduling, logistical arrangements, and ensure adherence to quality standards. Facilitate financial transactions promptly . -Venue /Event Managers: Coordinate appointments, logistics, and payments to ensure a conducive training environment . -Trainees: Provide clear communication on program details, logistics, and payment procedures. Administer certificates upon completion . -Suppliers: Coordinate collaborations, manage deliveries, and ensure timely payments . -Partner Companies and Institutions: Coordinate participant details, invoicing, and payment processes .
- Maintain ongoing communication with trainers and trainees, addressing inquiries promptly and ensuring completion of required documentation. Collate feedback for process improvement .
- Manage the uploading and continuous updating of training program data and participant records on the relevant online platforms .
- Document training sessions through photography and videography, adhering to privacy regulations .
- Oversee the design and printing of training materials, ensuring quality and timely delivery .
Requirements
English Below
متطلبات شغل الوظيفة
- الكتابة والتحدث بالعربية والانجليزية.
- خبرة سابقة لثلاث سنوات، ويفضل في التدريب أو إدارة الفعاليات .
- مهارات اتصال كتابية وشفوية بشكل ممتاز .
- مهارات تنظيمية وقدرة عالية على إدارة الوقت لأداء مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية .
- الحرص على الدقة في الجدولة والتوثيق .
- القدرة على توقع التحديات المحتملة ومعالجتها أثناء البرامج التدريبية، بالإضافة إلى استكشاف المشكلات وإصلاحها عند ظهورها .
- القدرة على العمل بشكل جماعي مع فريق المركز الداخلي والمتدربين والشركاء الخارجيين والموردين ومزودي الخدمات المختلفين .
- إجادة العمل على الكمبيوتر ومنصات الإنترنت والأدوات الرقمية لإدارة البيانات وتحديث مواقع الويب وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي .
- اهتمام ملحوظ وخبرة في خدمة العملاء ورضا المتدربين المشاركين.
- Ability to write and speak in Arabic and English.
- Previous coordination experience required, ideally in training or events.
- Excellent written and verbal communication skills are essential.
- Strong organizational and time management skills are necessary to manage multiple tasks simultaneously, prioritize effectively, and meet deadlines.
- Keen eye for accuracy in scheduling and documentation.
- Ability to anticipate and address potential challenges during training programs, as well as to troubleshoot issues as they arise.
- The capacity to work collaboratively with internal teams, external partners, and vendors is crucial .
- Proficiency in online platforms and digital tools for data management, website updating, and social media management .
- A strong focus on customer service and participant satisfaction.
Job Tags
Temporary work, Traineeship,